Door Lisa Knelange
Bij ZINZIZ geloven we dat de kunst van effectieve communicatie cruciaal is voor persoonlijke en professionele groei. Een vaardigheid die vaak als uitdagend wordt ervaren, maar essentieel is, is het geven van negatieve feedback. Het geven van negatieve feedback is soms nodig om te kunnen werken aan iemands doelen en inefficiënt gedrag te verminderen. Waarom is het geven van negatieve feedback zo uitdagend? Hieronder een paar veel voorkomende redenen:
- Vrees voor negatieve reactie: Mensen kunnen terughoudend zijn om negatieve feedback te geven uit angst voor een defensieve, emotionele of negatieve reactie van de ontvanger. Het vermijden van confrontatie is een natuurlijke neiging om conflicten te voorkomen.
- Impact op relaties: Het geven van negatieve feedback kan de relatie tussen de gever en ontvanger beïnvloeden. Er bestaat een angst dat het benoemen van fouten of zwakke punten kan leiden tot spanningen of conflicten.
- Persoonlijke onzekerheid: Sommige mensen voelen zich onzeker over hun eigen competentie of positie, waardoor ze terughoudend zijn om negatieve feedback te geven aan anderen.
- Gebrek aan vaardigheden: Niet iedereen heeft de nodige vaardigheden om negatieve feedback op een constructieve en tactvolle manier over te brengen. Het formuleren van kritiek op een manier die wordt begrepen en geaccepteerd, vergt oefening en vaardigheid.
Natuurlijk maakt dit het spannend om negatieve feedback te geven. Maar, negatieve feedback kan ontzettend waardevol zijn. Wil je er dus meer mee doen dan is het belangrijk dat je er mee oefent. Wat is daarbij belangrijk?
- Komt het gelegen? Soms komt negatieve feedback ontzettend ongelegen. Heeft iemand net iets gedaan wat heel uitdagend was? Mogelijk is het dan even teveel voor iemand om jouw feedback op dat moment te krijgen. Je kunt vragen aan iemand of deze überhaupt feedback wil, en of het moment uitkomt. Wanneer mogelijk zou je ook al voorafgaand (aan het uitdagende) kunnen vragen of iemand feedback wil. Op deze manier ben je beide voorbereid en sta je samen in de leerstand.
- Blijf je boven de waterlijn van de ijsberg? Het is bij het geven van negatieve feedback belangrijk dat je “boven water blijft”. Wat bedoelen we daarmee? Boven water bij de ijsberg van McClelland blijven betekent dat je feedback geeft op zichtbaar gedrag, en niet op bijvoorbeeld de redenen die iemand heeft om bepaald gedrag uit te voeren. Hierdoor is de kans op een negatieve reactie kleiner, omdat je immers iets zegt over iets observeerbaars, iets wat iemand doet, niet iets over de persoon zelf.
- Is het relevant voor de ander? Het is belangrijk dat feedback relevant is voor degene aan wie je het geeft. Dit maakt de kans namelijk groter dat iemand er ook iets mee gaat doen. Je kunt het relevant maken door de feedback te relateren aan de doelen die iemand heeft, of het effect het gedrag heeft op hem/haarzelf en anderen. Daarnaast is het daarbij handig om weg te blijven van goed of fout. Het gaat er bijvoorbeeld om of het helpend of hinderend is voor het bereiken van iemands doelen.
Best wel wat punten om mee te oefenen! Het kan al helpen je zekerder te voelen in het geven van feedback door veel te oefenen. Maak het makkelijk voor jezelf en ga eerst eens oefenen met positieve feedback. Dat werkt namelijk precies hetzelfde als negatieve feedback, en is daarom een fijne start. Plus, hoe fijn voor de mensen om je heen, om van jou eens even te horen wat je meer van hen wil zien.
