Door: Lisa Knelange
Je kent het misschien wel. 3 jaar lang heb je als projectleider keihard je best gedaan om samen met een aantal organisaties een prachtig project op te zetten, uit te voeren en te evalueren. De resultaten zijn positief: er wordt effectiever samengewerkt, medewerkers zijn meer tevreden, er is meer aandacht voor ontwikkeling, de koffie smaakt beter, kort om: het project was een succes. Na hier met alle betrokkenen eens even goed bij stil te staan, elkaar op de schouders te kloppen… ‘ik vond jou ook echt heel goed ja..’, doen we de deur dicht met de gedachte: de wereld is een stukje beter geworden. Lekker slapen vannacht! Een jaar later ga je weer eens gezellig langs bij de organisatie waar je zo fijn een impact heb kunnen maken.. maar dan blijkt.. de koffie smaakt verschrikkelijk. Wat is er gebeurd?
Recentelijk was ik bij een bijeenkomst van ZonMw waarin projectleiders van verschillende projecten in het sociaal domein met elkaar spraken over een vraag die bij veel projectleiders speelt: Hoe zorg je dat de impact die je probeert te maken met een project bij een organisatie of instantie blijvend is of zelfs doorgroeit, ook als een project is afgerond?
Vanuit de projecten waar we bij ZINZIZ bij betrokken zijn hebben we een aantal helpende factoren geïdentificeerd bij het creëren van langdurige impact binnen een organisatie.
Het project past bij (de praktijk van) de organisatie
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar toch ook een aspect waar vaak té snel overheen wordt gestapt. Zijn de randvoorwaarden op orde om het project daadwerkelijk een succes te maken? Vaak worden projecten op de lange termijn op de plank gelegd omdat het niet past bij de dagelijkse praktijk van de betrokkenen. Met als risico dat je project een doel op zich wordt, in plaats van een middel om je doel te bereiken. Het is daarom van belang om samen met de organisatie de aansluiting te zoeken. Dit betekent dat je misschien niet alles precies kan doen zoals je het had beoogd, maar dat je op de lange termijn wel meer impact maakt.
In het ZonMw project We zijn allemaal mensen (meer informatie hier) hebben wij bijvoorbeeld als doel de begeleiding vanuit managers (aan professionals) en professionals (aan cliënten) beter op elkaar te laten aansluiten, met een beoogde versterking van professioneel handelen van professionals en optimale participatie van cliënten tot gevolg. Hoewel we in eerste instantie wilden inzetten op het creëren, implementeren en evalueren van een integrale begeleidingsmethode, bleken de betrokken organisaties meer behoefte hadden aan een procesmatige aanpak, gericht op het creëren van kaders, communicatie en visie op begeleiding van professionals en cliënten (bijvoorbeeld door het aangaan van dialoogsessies en intervisie). Binnen het project was er ruimte om de aanpak te veranderen, waardoor dit beter paste bij de praktijk van de organisatie.
Het project is van de organisatie
Veel projecten worden in samenwerking met een aantal organisaties bedacht en uitgevoerd. Het is voor een succesvolle borging van resultaten en impact belangrijk dat de organisatie waar je het project mee uitvoert ook eigenaarschap voelt van de te behalen resultaten en de voortzetting op lange termijn. Een manier om dit eigenaarschap te bevorderen is door al vroeg in het project een kernteam op te zetten met medewerkers van de organisatie die actief betrokken zijn bij de uitvoering. Dit zijn mensen die geloven in het project en de impact die ermee wordt gecreëerd. Zo zorg je voor draagvlak en wordt de continuïteit van het project, ook na de officiële afronding (of wanneer iemand van baan veranderd), beter gewaarborgd. Dit kernteam kan na afloop van het project als ambassadeur optreden, waarbij ze zorgen voor de doorontwikkeling en implementatie van de gemaakte afspraken en resultaten in de dagelijkse praktijk
Zo hebben we in een project bij Zonnehuisgroep Noord een kernteam opgericht waarin verschillende medewerkers (functie, afdeling) vertegenwoordigd waren. Het ging om een groep die zich gemotiveerd en gecommitteerd voelt bij het onderzoeken de opvolging van de resultaten. Het kernteam wordt ook steeds als mede-onderzoekers meegenomen in de onderzoeksactiviteiten, waarmee zij, na afronding van het project, andere actieonderzoeken konden faciliteren.
Er is borging in het beleid, de cultuur en structuur van de organisatie
Een andere belangrijke factor voor blijvende impact is het borgen van de resultaten binnen de structuur en het beleid van de organisatie. Dat betekent dat er ruimte moet worden gecreëerd om de opgedane kennis, nieuwe werkwijzen of verbeterde samenwerking te verankeren in het beleid, de structuur en de cultuur van de organisatie.
De eerder genoemde procesmatige aanpak in het ZonMw project We zijn allemaal mensen heeft bijvoorbeeld geleid tot het structureel inzetten van bila’s, intervisie en dialoogsessies, over de verschillende lagen van de organisatie, die bijdragen aan het bereiken van de doelen van de organisatie op lange termijn.
Het is niet makkelijk, maar het begint bij het begin
Het klinkt allemaal makkelijker dan het is. Borging van de resultaten en het geleerde op de lange termijn is een integraal onderdeel van een project. Vaak wordt er pas tegen het eind van het project nagedacht over het ‘wat nu?’. Handiger is als je dit vanaf dag 1 onderdeel maakt van je project, door goed af te stemmen op de praktijk, eigenaarschap bij de organisatie te bevorderen en resultaten te borgen in beleid en structuur, vergroot je de kans dat de impact blijvend is en zelfs verder groeit. Zo blijft die koffie lekker, ook een jaar later.
Heb je vragen over dit onderwerp of ben je benieuwd hoe ZINZIZ jouw organisatie kan helpen met het realiseren van blijvende impact? Neem gerust contact met ons op!
