Veel organisaties investeren in duurzame inzetbaarheid, maar vinden het lastig om hierover op een natuurlijke en structurele manier in gesprek te gaan. In het project ‘Een gesprek dat werkt’ zetten we in op het versterken van een gesprekscultuur gericht op plezierig en duurzaam werken. Maar wat verstaan we daar nou onder, een gesprekscultuur?
Aan de hand van deskresearch van (grijze) literatuur over gesprekscultuur, focusgroepen met leidinggevenden en werknemers in de huisartsen branche, en een co-creatie sessie met experts op het gebied van duurzame inzetbaarheid hebben we een definitie en een lijst van kenmerken opgesteld.
Een gesprekscultuur is een gedeelde manier van denken en handelen binnen een organisatie die het mogelijk maakt om op een structurele, open en gelijkwaardige wijze het gesprek te voeren over duurzame inzetbaarheid.
In deze cultuur nemen medewerkers en leidinggevenden gezamenlijk verantwoordelijkheid, creëren zij sociale veiligheid, luisteren zij actief, leveren zij maatwerk en handelen zij preventief op signalen die van invloed zijn op duurzaam inzetbaar blijven.
Uit het onderzoek kwamen zeven kenmerken naar voren die samen een sterke gesprekscultuur vormen:
1. Sociale veiligheid
Medewerkers voelen zich vrij om open te spreken over hun werk, gezondheid, ontwikkeling en behoeften. Er is ruimte voor verschil van mening, fouten maken en het aangeven van grenzen.
2. Gedeelde verantwoordelijkheid
Duurzame inzetbaarheid wordt niet gezien als uitsluitend de verantwoordelijkheid van de medewerker of de leidinggevende. Beide partijen nemen initiatief en werken samen aan oplossingen en vervolgstappen.
3. Structurele formele gesprekken
Gesprekken over duurzame inzetbaarheid vinden bewust, voorbereid en met regelmaat plaats. Verwachtingen zijn helder en afspraken worden opgevolgd.
4. Informele gesprekken
Ook korte dagelijkse gesprekken zijn belangrijk. Leidinggevenden zijn zichtbaar, tonen oprechte interesse en creëren momenten waarop medewerkers gemakkelijk zaken kunnen bespreken.
5. Actief luisteren
Een goede gesprekscultuur vraagt om luisteren, samenvattenen doorvragen. Medewerkers krijgen ruimte om hun ervaringen, zorgen en ambities te delen.
6. Maatwerk
Iedere medewerker heeft andere behoeften en omstandigheden. Niet iedereen heeft hetzelfde nodig om duurzaam inzetbaar te blijven. Het uitgangspunt is niet gelijkheid in middelen, maar gelijkheid in kansen.
7. Signaleren en preventief handelen
In een sterke gesprekscultuur worden signalen vroegtijdig herkend en besproken. Problemen worden niet afgewacht, maar preventief aangepakt.
Veel leidinggevenden voeren één of twee keer per jaar een gesprek met hun medewerkers over hun functioneren. Gesprekken over ervaren gezondheid, functioneren in werk, en ziekteverzuim vinden vaak pas plaats wanneer er al problemen zijn. Terwijl juist vroegtijdig en regelmatig contact kan helpen om uitval te voorkomen en medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Dit is daarnaast ook niet enkel contact tussen leidinggevende en medewerker, het gaat om een gezamenlijk proces. Op deze manier kunnen signalen vroegtijdig worden gesignaleerd en opgepakt.
Dit is het startpunt voor de verdere ontwikkeling van instrumenten en interventies die organisaties ondersteunen bij het versterken van hun gesprekscultuur rondom duurzame inzetbaarheid. Zo werken we aan organisaties waarin signalen eerder worden besproken, medewerkers zich gehoord voelen en duurzame inzetbaarheid een vanzelfsprekend onderdeel wordt van het dagelijks werk.
Dit project is een samenwerking van Samenwerking van ZINZIZ· Tilburg University · SSFH · OVAL · Telus Health, en is onderdeel van het ZonMw programma Innovatieve Arbozorg: Duurzame kennisbenutting. Meer informatie is te vinden op de projectpagina of op de ZonMw pagina.
