Er zijn veel verschillende modellen en methoden voor gespreksvoering. Soms zie je door de bomen het bos niet meer; het voelt alsof er om de zoveel jaar een nieuwe gespreksmethode wordt geïntroduceerd. Wéér iets nieuws...
Bij ZINZIZ hebben we een aantal jaar geleden een meta-analyse uitgevoerd op deze diverse gespreksmodellen en -methoden. Onze conclusie? De kern is vrijwel altijd hetzelfde. Dit inzicht leidde tot de Gouden Balans: een overkoepelende kapstok die bestaande modellen structureert. Het grote voordeel hiervan is dat je bij toekomstige trainingen niet telkens opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. In plaats daarvoor biedt dit kader de ruimte om je al opgebouwde expertise, vaardigheden en praktijkervaring effectief te integreren, terwijl het je tegelijkertijd concrete handvatten aanreikt om je eigen persoonlijk communicatiestijl te verfijnen.
Je kunt communicatie en gesprekstechnieken gericht op het beïnvloeden van houding en gedrag van anderen op twee dimensies bekijken: aan de ene kant verbinding en veiligheid, aan de andere kant uitdaging.
Beide dimensies zijn onmisbaar voor effectieve aansturing en gesprekken. Wil je meer bereiken dan enkel een informele update? Dan kan de ene dimensie niet zonder de ander:
Het is daarom essentieel om de juiste balans te vinden: sturen vanuit een stevige basis van veiligheid om van daaruit de nodige uitdaging te bieden.
Verbinding en veiligheid gaan over het gevoel van de ander; dat hij een ‘klik’ met je heeft, dat je aandacht voor hem hebt en dat hij zichzelf kan zijn bij jou. Dit stelt de ander in staat om uit te kunnen spreken wat hij denkt of voelt, ook wanneer dat spannend is.
Het is belangrijk om te beseffen dat jouw bedoeling kan afwijken van het effect. Een compliment bedoeld om veiligheid te creëren, kan bij de ander juist onveiligheid oproepen (“Ojee, hij denkt dat ik dit goed kan, maar dat is helemaal niet zo. Nu moet ik dat waarmaken”) of dat het geen verbinding voedt (“Kent ze mij wel? Ik kan dat helemaal niet. Ze heeft dus echt niet opgelet”). Jouw bedoeling om verbinding te voeden, is dus pas effectief als de ander het ook zo ervaart.
Verbinding/veiligheid bieden gaat verder nog om:
Zet jezelf naast de ander in plaats van erboven. Laat iets van jezelf als persoon zien en benadruk dat je graag samenwerkt.
Borg dat de ander weet waar hij aan toe is en wat de formele en informele verwachtingen zijn. Hier hoort ook bij dat je eerlijk bent over doelen en belangen: dat je in de gaten houdt wat jouw doelen zijn, die van de organisatie en die van de ander. Immers, je hebt als leidinggevende meer doelen en belangen dan alleen het ontwikkelingsdoel. Hier eerlijk over zijn is essentieel.
Bespreek lastige zaken direct en zonder om de hete brij heen te draaien. Doe dit als gelijkwaardige partners. Wanneer gedrag buiten de huisregels valt, is het benoemen van de consequenties een vorm van partnerschap, niet van 'pesten'.
Voorkom onzekerheid door congruent te zijn in je communicatie. Practice what you preach: hoe meer je zelf doet wat je van de ander vraagt, hoe meer veiligheid dit voedt.
Richt je proactief op de vier basisbehoeften: autonomie, inclusie, competentie en affectie. Hiermee voorkom en verminder je weerstand.
Herken en erken de kennis en kunde van de ander, ongeacht eventuele beperkingen. Iedereen heeft talenten en expertises, hoe klein die ook zijn. Benoem ook die expertise en zet de ander vooral in op taken waar hij die talenten kan inzetten. Dat biedt veel veiligheid, maar ook verbinding: de ander merkt dat jij zijn talenten ziet en waardeert.
Uitdaging is subjectief: wat voor de één uitdagend is, is voor de ander makkelijk. In de Gouden Balans definiëren we uitdaging als het gevoel bij de ander dat er iets gevraagd wordt wat net iets moeilijker is dan hij gewend is en dus net buiten zijn comfortzone ligt. Dit kan variëren van een complexe taak of een nieuwe aanpak tot een confronterende vraag of een bewuste stilte in een gesprek.
Het is cruciaal om uitdaging niet te verwarren met een gebrek aan veiligheid. Hoewel het ontbreken van veiligheid vaak leidt tot uitdagingen, bedoelen we hier met uitdaging iets anders: het gericht inzetten van vragen of opmerkingen om de ander te triggeren om iets te doen wat hij lastig, complex of confronterend vindt.
De kunst is om de uitdaging aan te passen op de ander: doseer de uitdaging door een keuze te maken over de mate van ongemak. Ook, of juist, als dat (tijdelijk) onrust oplevert: juist dat ongemak kan ervoor zorgen dat de ander zijn oude (en niet helpende) ideeën loslaat en aan de slag gaat met het veranderen van zijn gedrag.
Uitdaging bieden gaat verder nog om:
Maak van ontwikkelen een waardevol proces door de focus op kleine stapjes te leggen. Geef positieve feedback op de inzet en het proberen, in plaats van enkel op het eindresultaat. Bied bovendien voldoende ruimte om veilig te oefenen met nieuwe vaardigheden.
Stel open vragen en beheers je 'reparatiereflex'. Geef de ander de tijd en ruimte om zelf tot inzichten te komen. Maak een vraag liever kleiner of bied antwoordopties aan dan dat je zelf het antwoord geeft.
Iedereen heeft een persoonlijke stijl van communiceren en vaak heb je een voorkeur voor verbinding/veiligheid of juist voor uitdaging. Het mooie van dit model is dat de conclusie niet is dat je minder van je voorkeur moet doen, maar dat je jouw communicatie op de andere dimensie versterkt. Weet je van jezelf bijvoorbeeld dat je erg sterk bent in verbinding/veiligheid? Ga jezelf dan niet opleggen om minder empathie en compassie te tonen, maar zet er iets naast. Combineer je natuurlijke talent op verbinding/veiligheid met meer gesprekstechnieken op uitdaging. Dan zul je zien dat je effectiever wordt in je gesprekken en in je gedragsbeïnvloeding.
Kijk dan bijvoorbeeld ook eens hier:
Wil je meer weten over dit model en hoe je dit in jouw werk kan toepassen? We gaan graag in gesprek met je. Neem dan contact op via ons contactformulier.
